Arbeitszimmer absetzen - so gibt es was von der Steuer zurück

Angestellter sitzt im Arbeitszimmer am Schreibtisch

Wenn Ihnen für Ihre berufliche Tätigkeit kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie sich ein häusliches Arbeitszimmer einrichten. Für die Einrichtung oder die Ausstattung fallen Kosten an. Dadurch können Sie aber bei der Steuererklärung diese Kosten für das Arbeitszimmer absetzen.

Allerdings gelten bei der Steuererklärung strenge Regelungen, wenn Sie das Arbeitszimmer absetzen wollen. Es reicht nicht aus, wenn Sie im Schlafzimmer eine Ecke freiräumen und dort einen Schreibtisch und einen Bürostuhl platzieren.

Wie lässt sich das Arbeitszimmer steuerlich absetzen?

Wir schicken erst einmal vorweg, dass wir nicht auf Sonderregelungen eingehen, die während der Corona-Pandemie greifen. Damit Sie ein Arbeitszimmer auch abseits von Corona steuerlich absetzen können, müssen Sie eine von zwei Voraussetzungen erfüllen:

Wenn Ihnen für Ihre berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie Kosten für Ihr Arbeitszimmer absetzen - und zwar bis zu 1.250 € jährlich. Hier sprechen die Steuerrechtler vom beschränkten Abzug, da hier eine Obergrenze für den Abzug gegeben ist. Ab dem Jahr 2023 soll hieraus eine Jahrespauschale werden. Damit werden 1.250 € pauschal von der Steuer abgezogen - vergleichbar mit der Werbungskostenpauschale.
Ist Ihr Arbeitszimmer hingegen der Dreh- und Angelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, können Sie alle Kosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe geltend machen.

VS.-Tipp:

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Arbeitszimmer und das Inventar von der Steuer absetzen können - in der Hausratversicherung ist Ihr Arbeitszimmer in jedem Fall mit abgesichert. Das gilt für Schäden beispielsweise durch Feuer, Einbruch oder auch Leitungswasserschäden.

Wann ist das Arbeitszimmer Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit?

Damit Sie das Arbeitszimmer absetzen können, muss der qualitative Umfang der Tätigkeit zu mehr als der Hälfte vom Arbeitszimmer aus erfolgen. Da die Beurteilung dieses Aspekts sehr unterschiedlich ausfallen kann, müssen sich damit regelmäßig die Finanzgerichte beschäftigen. Höchstrichterlich ist mittlerweile geklärt, dass Lehrer oder Hochschulprofessoren ein Arbeitszimmer zwar absetzen können, obwohl der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit eben nicht im häuslichen Arbeitszimmer liegt. Ihnen steht aber für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.

Ein Kfz-Gutachter kann das Arbeitszimmer ebenfalls absetzen, wenn seine Gutachtertätigkeit vor Ort in Kfz-Werkstätten oder auch bei Gericht den kleineren zeitlichen Anteil seiner Tätigkeit einnimmt.

Wenn Ihnen im Büro ein vollwertiger Arbeitsplatz zur Verfügung steht und Sie sich nach Absprache mit Ihrem Arbeitgeber einen Telearbeitsplatz einrichten, um dort beispielsweise an einzelnen Tagen in der Woche zu arbeiten, besteht keine Abzugsmöglichkeit. Ihnen steht ja ein vollwertiger Arbeitsplatz zur Verfügung.

Anders sieht es allerdings aus, wenn Ihr Arbeitgeber lediglich Pool-Arbeitsplätze zur Verfügung stellt. In Ihrer Abteilung arbeiten zehn Kollegen und es gibt vier Arbeitsplätze, die wechselweise genutzt werden. Dann sind Sie auf ein häusliches Arbeitszimmer angewiesen und können wiederum hier Kosten absetzen.

Für wen gilt der begrenzte Abzug beim Arbeitszimmer?

Es gibt Personengruppen, denen für ihre Tätigkeit kein individueller Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Es gibt also keinen Arbeitsplatz beispielsweise im Büro des Arbeitsgebers. Neben ihrer Tätigkeit, die sie ohne eigenen Arbeitsplatz ausüben, benötigen sie ein Arbeitszimmer, in dem sie Arbeitsunterlagen, Projekte oder Verträge vorbereiten. Da hier das Arbeitszimmer nicht den Hauptschwerpunkt der täglichen Arbeit darstellt, ist in diesem Fall nur der begrenzte Abzug möglich.

Wer kann das Arbeitszimmer unbegrenzt absetzen?

Wer seine berufliche Tätigkeit von zu Hause ausübt, ohne dabei an einem anderen Ort außerhalb des häuslichen Bereichs zu arbeiten, der kann hingegen die Kosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe geltend machen. Das gilt zum Beispiel für Heimarbeiter, die über ihren Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz in der Firma haben, aber auch für Schriftsteller, Künstler oder Journalisten.

Welche Voraussetzungen müssen Sie für ein Arbeitszimmer erfüllen?

Wie bereits eingangs beschrieben, reicht es nicht aus, wenn Sie irgendwo in einer Ecke des Hauses oder der Wohnung einen Schreibtisch und einen Drehstuhl platzieren. Das erfüllt allein schon von der Begrifflichkeit nicht die Voraussetzungen an ein Arbeitszimmer. Damit Sie ein Arbeitszimmer absetzen können, müssen die folgenden Eigenschaften gegeben sein:

räumliche Verbindung: Das Arbeitszimmer muss eine Verbindung mit Ihrem Wohnsitz haben. Es muss also im Haus selbst untergebracht sein. Wenn Sie eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus haben, kann das Arbeitszimmer auch in einem Keller- oder Dachraum liegen, wenn dieser zu Ihrer Wohnung gehört. Allerdings muss trotz des Arbeitszimmers noch genug Wohnraum übrigbleiben. Eine Ein-Zimmer-Wohnung gibt nicht genug Platz für ein Arbeitszimmer her.
Nutzung: Es liegt ja der Gedanke nahe, das Arbeitszimmer gleichzeitig noch als Lesezimmer zu nutzen oder dort alle Spielkonsolen aufzubauen, um in der freien Zeit dort online zu spielen. Dem schieben die Finanzbehörden aber einen klaren Riegel vor. Eine private Nutzung ist nur bis zu 10 Prozent erlaubt. Da kann schon das Sofa zum kurzen Ausruhen vom Finanzamt zum Anlass genommen werden, um das Arbeitszimmer als Wohnzimmer einzustufen.
Ausstattung: Ein Arbeitszimmer muss büromäßig ausgestattet sein oder so gestaltet sein, dass dort eine regelmäßige berufliche Tätigkeit ausgeübt werden kann. Das muss bei Künstlern nicht zwingend eine Büroeinrichtung sein. Allerdings darf das Zimmer bedingt durch die Einrichtung auch für niemand anderen nutzbar sein. Bei der Angabe in der Steuererklärung sollten Sie entweder eine Skizze der Wohnung oder Fotos vom Arbeitszimmer einreichen.

VS.-Info:

Das Finanzamt darf nicht unangekündigt Ihr Arbeitszimmer überprüfen (Urteil Bundesfinanzhof von 12.07.2022, Az. VIII R8/19). Eine Unternehmensberaterin hatte missverständliche Angaben gemacht und schon stand die Steuerfahndung vor der Tür. Sie widersprach der Besichtigung nicht, allerdings blieb trotz dessen die Besichtigung rechtswidrig.

Wie lässt sich das Arbeitszimmer absetzen?

Es ist nicht damit getan, dass Sie bei der Anschaffung von Regalen, Schreibtisch oder Bürostuhl die Anschaffungskosten steuerlich geltend machen. Es steckt noch eine Menge mehr Potenzial im Arbeitszimmer zur steuerlichen Absetzbarkeit. Sie müssen die Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtfläche Ihrer Wohnung oder Ihres Hauses setzen und können dann anteilig die nachstehenden Kosten geltend machen:

Miete oder Schuldzinsen für Hypothekendarlehen
Gebäudeabschreibung und Grundsteuer
Energiekosten wie Strom, Gas oder Heizöl
Wasser- und Abwasserkosten
Gebühren für Müllabfuhr oder Schornsteinfeger
Gebäudeversicherung und Hausratversicherung
Rechtsschutzversicherung oder Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht

Vorsicht bei Renovierungskosten: Diese sind nur absetzbar, wenn diese das gesamte Haus umfassen. Dazu gehören zum Beispiel das Dach, die Kellersanierung oder die Fassadensanierung. Wenn Sie hingegen nur die Küche sanieren, dann können Sie diese Kosten nicht anteilig für das Arbeitszimmer absetzen.

Renovieren Sie das Arbeitszimmer hingegen, können Sie diese Kosten entweder bis zur beschränkten Absetzbarkeit anrechnen lassen oder - je nach beruflicher Tätigkeit - sogar in voller Höhe.

Ist Ihr Arbeitszimmer beschränkt abzugsfähig, können Sie sich voraussichtlich ab 2023 den Aufwand sparen, diese Kosten für die Steuererklärung aufzulisten. Sobald die Verabschiedung des Jahressteuergesetzes 2022 erfolgt ist, können Sie die Kosten für Ihr Arbeitszimmer pauschal mit 1.250 € ansetzen. Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer hingegen als Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen, müssen Sie alle Aufwendungen zusammenstellen. Schließlich werden dadurch vermutlich deutlich höhere Kosten als der Pauschalbetrag herauskommen.

Für wen gilt der Höchstbetrag von 1.250 €?

Seit ein paar Jahren gilt: Wenn mehrere Personen das Arbeitszimmer nutzen, können sie die Aufwendungen und Kosten jeder für sich steuerlich geltend machen. Das Arbeitszimmer wird also nicht objektbezogen bei der steuerlichen Betrachtung berücksichtigt, sondern personenbezogen (Urteil BFH VI R 53/12). Wenn Sie beispielsweise mit dem Ehepartner das Arbeitszimmer teilen, können Sie beide - je nach Tätigkeit - entweder den Abzug von 1.250 € anwenden oder die Gesamtkosten ansetzen. Damit ist beispielsweise in der Zusammenveranlagung eine Absetzbarkeit von 2.500 € möglich.

Achtung: Da das Arbeitszimmer objektbezogen betrachtet wird und nicht mehr personenbezogen, können Sie auf der anderen Seite aber nicht mehrere Arbeitszimmer geltend machen wie beispielsweise am Erstwohnsitz und am Zweitwohnsitz (Urteil BFH, Az. VII R 15/15).

Kann ich mein Arbeitszimmer an meinem Arbeitgeber vermieten?

Das ist durchaus denkbar. Wenn Ihr Arbeitgeber tatsächlich einen Raum in Ihrem Haus anmietet, den Sie als Arbeitszimmer vollumfänglich nutzen, dann ergibt sich die folgende Konstellation: Dadurch, dass Ihr Arbeitgeber den Raum mietet, erzielen Sie aus steuerlicher Sicht Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung - unabhängig von den Gehaltszahlungen. Diese müssen Sie bei Ihrer Steuererklärung in voller Höhe berücksichtigen. Dafür haben Sie aber auch die Möglichkeit, die Kosten für das Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe abzusetzen. Eine solche Konstellation ist denkbar, wenn Ihnen in Ihrer Firma kein geeigneter Arbeitsplatz für eine dauerhafte Tätigkeit zur Verfügung steht.

Besonderheit der Homeoffice-Pauschale durch die Corona-Pandemie

Seit dem Jahr 2020 haben viele Arbeitnehmer teilweise auch auf gesetzlicher Basis im Homeoffice gearbeitet. In der Regel war damit aber kein vollwertiges Arbeitszimmer verbunden. Vielfach wurde eine Zimmerecke genutzt, um von dort aus der betrieblichen Tätigkeit nachzugehen. Damit ergeben sich steuerlich ein paar Besonderheiten, denn auch dafür ist ein steuerlicher Abzug möglich, auch wenn es sich nicht um ein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne handelt:

für die Jahre 2020 bis 2022 kann für jeden Tag im Homeoffice eine Pauschale von 5,00 € angesetzt werden
die Begrenzung liegt bei 120 Tagen, in Summe also 600 €
diese 600 € fließen zunächst in die Werbungskostenpauschale von 1.200 € (seit 2022) ein
abzugsfähig ist die Homeoffice-Pauschale nur dann, wenn zusätzlich die Werbungskostenpauschale voll ausgeschöpft wird

Der Bund plant aber, die Homeoffice-Pausche auch bis zum Jahr 2023 und darüber hinaus zu verlängern. Zudem sollen dann bis zu 200 Arbeitstage, also im Ergebnis 1.000 €, steuerlich absetzbar sein.

Knackpunkt dabei ist aber, dass Sie in diesem Fall die Entfernungspauschale nicht mehr vollständig ansetzen können. Die Entfernungspauschale beträgt bis zu 20 Kilometer 0,30 €, ab dem 21. Kilometer sind es 0,38 € ab 2022. Damit erleiden Sie rechnerisch einen steuerlichen Nachteil, wenn die einfache Strecke zum Arbeitsplatz mehr als 17 Kilometer beträgt. Sie können dann nicht die Entfernungspauschale ansetzen, auch wenn diese höher ausfällt als die Homeoffice-Pauschale von 5,00 €.

Beide Pauschalen können Sie hingegen nutzen, wenn Sie einerseits betrieblich reisen müssen und andererseits Ihre Tätigkeit vom häuslichen Arbeitszimmer aus verrichten. Das ist dann der Fall, wenn Sie zum Beispiel für eine Montagefirma arbeiten: Sie müssen einerseits einmal täglich zur Baustelle fahren, um den Baufortschritt zu überprüfen, andererseits aber die weitere Planung von zu Hause aus durchführen, weil Ihnen dafür kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dann stehen Ihnen an solchen Tagen beide Pauschalen zu.

VS.-Tipp: Prüfen Sie unbedingt, welche Aufwendungen Sie für Arbeitszimmer tätigen. Tragen Sie dabei ruhig alle Belege und Zahlen zusammen. Das Finanzamt kann besser Aufwendungen streichen als wenn Sie zu wenig Kosten abrechnen. Sogar die Hausratversicherung und die Gebäudeversicherung können Sie anteilig nach der Wohnfläche hier berücksichtigen.