Nebenkostenabrechnung - so rechnet Ihr Vermieter ab

Mieter prüft seine Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie zur Miete wohnen, rechnet Ihr Vermieter alle Kosten mit Ihnen ab, die über die Kaltmiete hinaus entstehen. Diese Nebenkostenabrechnung sorgt einmal im Jahr in manchen Fällen für eine böse Überraschung, etwa wenn Sie durch höhere Energiekosten eine Nachzahlung leisten müssen.

Ihr Vermieter ist verpflichtet, Ihnen nach einem Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht zwangsläufig mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Wichtig für Sie dabei ist: Hat der Vermieter Ihnen zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum keine Nebenkostenabrechnung erstellt, kann er keine Nachforderung mehr stellen. Das ist gesetzlich geregelt.

Was fällt unter die Nebenkosten?

Die Nebenkostenabrechnung ist nicht selten ein Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter. Bevor Sie mit dem Verdacht auf unberechtigte Positionen mit Ihrem Vermieter einen Streit vom Zaune brechen, sollten Sie wissen, was zu den abrechenbaren Nebenkosten gehört. Es sind in der Regel die Dinge, die Sie auch bezahlen würden, wenn Sie Wohneigentum hätten:

Grundsteuer: Dabei handelt es sich um die Besteuerung des Grundstückes, die Grundsteuer fließt an die jeweilige Kommune, in der sich das Objekt befindet.
Wasserkosten und Entwässerung: Auf der einen Seite wird Ihnen Frischwasser durch den örtlichen Versorger bereitgestellt, auf der anderen Seite erheben die Kommunen Gebühren für das Abwassersystem.
Heizkosten und Warmwasser: Die Versorgung mit Heizwärme und Warmwasser erfolgt in den meisten Fällen noch über Brennstoffe wie Heizöl, Gas oder sogar Kohle. Diese Kosten der Beschaffung reicht Ihr Vermieter Ihnen je nach Verbrauch weiter.
Straßenreinigung und Müllgebühren: Darunter fallen kommunale Gebühren für die Reinigung der Straße, das Räumen von Schnee im Winter und auch die Abfallentsorgung. Letzteres betrifft vor allem die Reststofftonne (graue Tonne).
Beleuchtung und Aufzüge: In Mehrfamilienhäusern fallen gemeinschaftliche Kosten zum Beispiel für das Treppenhaus oder den Keller an. Ist ein Aufzug vorhanden, kann Ihr Vermieter den Strom, aber auch Wartung und Prüfung in Rechnung stellen. Reparaturkosten sind jedoch nicht umlagefähig.
Hausmeister: Bei größeren Objekten kümmert sich ein Hausmeister oder ein Hausmeisterservice um kleine Reparaturen oder um den Winterdienst. Diese Kosten für den Hausmeister sind ebenfalls umlagefähig.
Versicherungen: Für das Haus, das Sie nutzen, hat der Vermieter eine Gebäudeversicherung abgeschlossen. Da Sie im Schadensfall davon profitieren, tragen Sie über die Nebenkostenabrechnung auch den Jahresbeitrag. Das betrifft auch die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht.

Nicht umlagefähig im Rahmen der Nebenkostenabrechnung sind jedoch die Kosten für die Hausverwaltung. Denn hier gibt Ihr Vermieter die Aufgabe zur Verwaltung des Objektes aus der Hand, obwohl er diese theoretisch auch selbst ausüben könnte. Ebenso sind Instandhaltungskosten oder Instandsetzungskosten nicht anrechenbar. Ihr Vermieter muss die Kosten selbst tragen, die durch die Abnutzung, Alterung und auch Witterung entstehen.

VS.-Tipp:

Wenn Sie über Ihre Nebenkosten auch die Gebäudeversicherung bezahlen, haben Sie im Schadenfall den Anspruch, dass Ihr Vermieter darüber den Schaden abwickelt. Das ist zum Beispiel bei einem Leitungswasserschaden der Fall, wenn durch das ausgelaufene Wasser Teile der Wohnung saniert werden müssen. Das gilt auch für den Fall, dass Sie den Schaden fahrlässig verursacht haben.

Kann Ihr Vermieter die Nebenkosten erhöhen?

Die Nebenkosten darf Ihr Vermieter erhöhen, aber nicht nach Belieben. Die Erhöhung muss immer auf der Grundlage des vorherigen Abrechnungszeitraums basieren. Das ist dann der Fall, wenn Ihre Nebenkostenvorauszahlungen nicht ausreichend hoch waren und daraus eine Nachzahlung resultiert. Die Erhöhung der Nebenkosten darf also nur den Betrag der letzten Nachzahlung umfassen und wird monatlich umgelegt.

Beispiel: Sie haben aufgrund gestiegener Grundsteuer und Müllgebühren eine Nachzahlung von 180 € zu leisten. Das entspricht für das Folgejahr einer Erhöhung der Nebenkosten um 15 € monatlich, also 180 € jährlich. Höher darf die Anpassung nicht ausfallen. Ihr Vermieter kann auch nicht für mögliche, in der Zukunft anstehende Mehrkosten, bereits eine höhere Nebenkostenvorauszahlung verlangen.

Der Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Ihr Vermieter muss Ihre Nebenkostenabrechnung sehr detailliert erstellen, ansonsten handelt es sich um einen Formfehler in der Abrechnung und diese ist damit ungültig. Es muss also ersichtlich sein, wie hoch die Gesamtkosten und Ihr jeweiliger Anteil zu den Kosten sind.

Beispiel: Ein Mehrfamilienhaus hat eine Wohnfläche von 280 m². Davon nutzen Sie 70 m².

Die Kosten für das Niederschlagswasser werden mit 116 € gesamt ausgewiesen. Dann entfällt ein Anteil von 29 € auf Ihre Nebenkosten.

70 m² von 280 m² = 25 %
25 % von 116 € = 29 €

Zu dieser Position muss Ihr Vermieter also die Kostenart (Niederschlagswasser), die Gesamtkosten (116 €), die Berechnungsgrundlage (Wohnfläche) sowie die Abrechnungstage (365 Tage) aufführen und daraus Ihren Anteil (29 €) festlegen.

Was muss die Nebenkostenabrechnung beinhalten?

Eine Nebenkostenabrechnung muss jeder Mieter ohne irgendwelche betriebswirtschaftlichen Kenntnisse erfassen können. Deshalb gibt es formale Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung. Sind bestimmte Punkte nicht gegeben, kann diese unwirksam sein. Zu den relevanten Punkten gehören:

Abrechnungszeitraum: Für welchen Zeitraum erfolgte die Abrechnung? Üblicherweise ist das der Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.12 eines Jahres. Das kann aber auch abweichen, wenn Sie im Laufe eines Jahres eingezogen sind und die Kosten anteilig ab Ihrem Einzug berechnet werden.
Zeitpunkt der Erstellung: Wann wurde die Nebenkostenabrechnung erstellt? Diese muss innerhalb von 12 Monaten nach dem festgesetzten Abrechnungszeitraum erstellt werden. Ansonsten entfällt der Anspruch auf eine Nachforderung.
Angaben zur Wohnung: Ist tatsächlich Ihre Wohnung die Grundlage oder wurde versehentlich eine falsche Wohnung zu Grunde gelegt?
Aussteller der Nebenkostenabrechnung: An wen können Sie sich wenden, wenn formale Fehler aufgetreten sind oder eine Berechnungsgrundlage fehlerhaft ist?
Gesamtkosten: Für das gesamte Objekt müssen alle Kosten ausgeführt werden.
Umlageschlüssel: Werden die Kosten für Ihre Wohnung nach Wohnfläche oder nach Verbrauch aufgeteilt?
Anteilsrechnung: Wie hoch ist Ihr Anteil an den Gesamtkosten jeder einzelnen Position (Grundsteuer, Müll, Abwasser etc.)?
geleistete Vorauszahlungen: Wie hoch ist Ihre im Abrechnungszeitraum geleistete Vorauszahlung? Ergibt sich daraus eine Erstattung oder eine Nachzahlung?

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung muss Ihr Vermieter Fristen einhalten, aber auch Sie sind in manchen Fällen an Fristen gebunden. Die wichtigsten Fristen zur Nebenkostenabrechnung im Überblick:

Ihr Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum erstellen und Ihnen zustellen.
Die Nebenkostenabrechnung kann der Vermieter nur mit Ausnahme noch nach diesem Zeitraum erstellen, wenn er die Verzögerung nachweislich nicht zu vertreten hat (Beispiel: verspäteter Grundsteuerbescheid).
Sie haben ab Zustellung der Nebenkosten 12 Monate Zeit, diese zu prüfen.
Erfolgt überhaupt keine Nebenkostenabrechnung, können Sie für die laufende Abrechnungsperiode die Vorauszahlungen zurückhalten. Doch Vorsicht: Das bedeutet nicht, dass Sie diese nicht doch noch bezahlen müssen, wenn der Vermieter mit Verspätung die Nebenkostenabrechnung präsentiert.

Wie schützen Sie sich bei hohen Energiekosten?

Oftmals machen die Energiekosten einen hohen Anteil innerhalb der Nebenkosten aus. Mit diesen Maßnahmen können Sie sich davor schützen, dass die Nebenkostenabrechnung für Sie zu einem bösen Erwachen wird.

Achten Sie darauf, dass Sie trotz hoher Energiekosten nicht beim Heizen am falschen Ende sparen. Ansonsten droht Schimmelbildung. Sofern das Objekt noch nicht über eine effiziente Dämmung verfügt, können Sie zwischen Wand und Heizung Dämmplatten schieben, damit die Heizungswärme nicht durch die Wand verloren geht. Prüfen Sie, ob Sie Fenster und Türen mit Dichtungsbändern abdichten müssen. Allerdings müssen Sie in dem Fall auch Ihren Vermieter ansprechen, denn solche Mängel muss er beheben.
Die Heizkosten können Sie auf ein erträgliches Niveau senken, wenn einerseits die Heizungen nicht rund um die Uhr laufen und andererseits die Räume nach Bedarf beheizt werden. Mehr dazu finden Sie auch in unserem Artikel "Heizung einstellen".
Bilden Sie in jedem Fall Rückstellungen für die Heizkosten. Denn vor allem bei Öl- und Gasheizungen drohen Nachzahlungen. Eine pauschale Summe lässt sich hier nicht festlegen, da die Nebenkosten abhängig von Wohnungsgröße und Personenzahl sind. Sie sollten aber grob 50 % Mehrkosten beim Heizen einkalkulieren.

Lassen sich Nebenkosten steuerlich absetzen?

Ja, das ist tatsächlich möglich. Denn so wie ein Hauseigentümer können Sie Kosten für haushaltnahe Dienstleistungen steuerlich absetzen. Denn über die Nebenkostenabrechnung müssen Sie diese Kosten ja bezahlen. Dazu gehören zum Beispiel Winterdienst, Gartenpflege oder Wartungskosten für die Heizung. Diese Grenzen sollten Sie kennen:

Bei Handwerkerkosten liegt die Höchstgrenze bei 6.000 €, wovon Sie 20 % absetzen können.
Bei haushaltsnahen Dienstleistungen liegt die Höchstgrenze bei 20.000 €, wovon Sie ebenfalls 20 % absetzen können.

Wenn diese Aufwendungen nicht spezifisch aus Ihrer Nebenkostenabrechnung hervorgehen, dann muss Ihr Vermieter Ihnen dazu eine Bescheinigung, die Sie steuerlich absetzen können, ausstellen.

Wie überprüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung?

Prüfen Sie zunächst einmal, ob alle Formalien eingehalten wurden. Dazu gehört die Darstellung des Abrechnungszeitraumes sowie die Aufteilung der Gesamtkosten und die korrekten Verteilschlüssel. Nehmen Sie dazu die Abrechnung aus dem Vorjahr zur Hand und gleichen Sie die Positionen ab. Sofern Ihnen ein ungewohnter Kostenanstieg bei einer oder mehrerer Positionen nicht schlüssig ist, dürfen Sie beim Vermieter um Akteneinsicht bitten. Sofern Ihr Vermieter seinen Sitz nicht allzu weit entfernt hat, muss er Ihnen die Unterlagen jedoch nicht postalisch zusenden. Dann müssen Sie vor Ort Einsicht nehmen. Das geht sogar so weit, dass Sie nicht nur den Abrechnungsbeleg einsehen dürfen, sondern auch den dazugehörigen Zahlungsbeleg. Denn eine Zahlungsposition, die Ihr Vermieter mit Ihnen abrechnet, muss er ja auch bezahlt haben.

Verweigert Ihr Vermieter Ihnen die Einsicht in die Betriebskostenabrechnung, dürfen Sie die Nebenkostenvorauszahlung zurückhalten, bis Sie tatsächlich den Einblick erhalten. Allerdings müssen Sie auch da eine Rückstellung bilden. Wenn Ihr Vermieter Ihnen nämlich die Nebenkostenabrechnung nun vorlegt, müssen Sie auch weiter die Vorauszahlung leisten. Beachten Sie dabei auch, dass Sie einbehaltene Beträge spätestens dann zahlen müssen, wenn Ihr Vermieter zu der betreffenden Abrechnungsperiode nun fristgerecht eine Nebenkostenabrechnung vorlegt.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie in der Nebenkostenabrechnung einen Fehler gefunden haben, können Sie innerhalb von 12 Monaten nach der Zustellung Widerspruch einlegen. Doch Vorsicht: Sie können nicht einfach Widerspruch einlegen, nur weil Sie das Gefühl haben, dass alles teurer geworden ist. Der Wiederspruch muss begründet sein und entsprechend auch auf einem vorhandenen Fehler beruhen. Am besten lassen Sie den Widerspruch per Einschreiben zustellen oder Sie werfen zusammen mit einem Zeugen den Widerspruch beim Vermieter im Briefkasten ein.

Unser Fazit zur Nebenkostenabrechnung

Es ist ein ziemlich komplexes Thema, denn viele Laien können nicht überblicken, ob die Positionen in der Nebenkostenabrechnung überhaupt auf den Mieter umgelegt werden dürfen und wie sich die Verteilerschlüssel zusammensetzen. Sofern Zweifel auftreten, sollten Sie sich an den Mieterschutzbund wenden. Sie können natürlich auch mit Ihren Nachbarn die Abrechnungen abgleichen, wenn es sich dabei um das gleiche Objekt handelt. So lassen sich möglicherweise auch Fragen von selbst klären. Nutzen Sie aber in jedem Fall die Möglichkeit, die Unterlagen bei Ihrem Vermieter einzusehen. Dann können Sie sich auch von der Richtigkeit der Daten überzeugen - wovon wir einfach mal ausgehen.